数字化时代,不管是政府还是市场主体都在加快数字化转型的步伐,尤其是这两年受到疫情的影响下,数字化转型已经成为必然趋势,其中在合同签章管理环节,原先的纸质文件签章不仅受到了诸多限制和不便,而且效率低成本高,不利于政务服务水平的提升以及企业经营管理的优化。而电子签章是数字化发展下的产物,应用于线上合同签署场景,不仅帮助政务及企业提高了办公效率,而且大大降低了成本。

纸质签章的问题

签署流程繁琐,周期长效率低。使用纸质签章不仅需要打印纸张,来回审批、邮寄、仓储整理等繁杂的签约管理流程,而且在这个过程中,容易因领导不在,印章外带等因素,导致签约不及时,加上异地签署邮寄,签约的周期被拉长,这对于推进业务的开展来说,并不是一件好事。

合同文件、印章管理难,成本高。首先是印章管理问题,一个企业的印章不仅只有一个公章,还有合同章、发票章、财务章等之类的,且不说在应对大量文件签章过程中,错盖漏盖的问题,一旦管理人员监管不当,印章也容易出现被盗用,私用等问题,甚至是伪造假章。其次,面对大量的合同文件需要整理归档时,也是对管理人员工作的负担,而且常年累月之后,要想再找出此前的合同文件也不是一件容易的事情,带来了诸多不便。

合同文件易被篡改,假章屡禁不止。因科技发展的进步,现如今私刻假章的行为也比较泛滥,且做到了以假乱真的地步,因此,常常导致一些假章问题的合同纠纷事件发生,给企业带来了经济损失。此外,纸质合同文件内容也容易在传输及存储过程中被篡改,导致取证难,维权不易。

电子签章如何取代纸质签章

电子签章是以电子的形式进行签约管理的,其操作都在线上,因此也就无需使用到纸张,也无需面对面或邮寄,通过电子签章平台就能进行文件合同的签署,整个过程不受领导外出,印章外带的影响,随时随地想签就签,不仅更加便捷,而且大大提高了合同签约的效率。

文件合同在签署前,为了保障身份的真实性,需要各方签约主体进行实名认证,然后获得经数字认证及加密技术的电子签名,具备了识别签名人身份;认可签署内容;签名以及签署内容不能被篡改的条件,因此,一旦电子签名出现问题,是能够及时的发现且记录追溯,确保了电子签名的安全性。

此外,在文件合同签署存储的过程中,除了电子签名具备保障性,还通过区块链、时间戳、哈希等技术手段,对文件合同的签署全过程中的签约主体、签约文件、时间、地点等数据进行存证并保全,一旦发生合同纠纷,可提供全证据链的电子证据,降低取证、维权的难度,相比较于纸质签章,电子签章的维权更加有保障。