电子劳动合同,作为用人单位与劳动者依据《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规,经协商一致后,以数据电文为载体,通过可靠电子签名订立的合同形式,正逐渐成为职场新常态。
如今,很多公司在员工入职离职等场景,都在使用电子合同签约,给人力部门的办公效率、成本开支带来了巨大的改变。那么,在使用电子劳动合同签约之后,如何高效、合规地调取、储存与应用电子劳动合同呢?本文将为您一一揭晓。
首先,劳动者权益保障是关键。用人单位需主动提示劳动者及时下载并妥善保存电子劳动合同文本,明确告知查看、下载路径,并提供必要的操作指导,确保劳动者能够无障碍地获取合同内容。同时,用人单位应确保劳动者能使用常用设备自由查看、下载、打印合同全文,且不得收取任何费用。
其次,纸质文本提供需到位。若劳动者有纸质文本需求,用人单位应至少免费提供一份,并通过加盖公章等方式,证明其与电子数据电文原件的一致性,满足劳动者的多样化需求。
再者,储存期限合规不可忽视。电子劳动合同的储存期限需严格遵循《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定,确保合同信息的长期保存与可追溯性。
此外,平台选择与数据提交方面,鼓励优先选用政府建设的电子劳动合同订立平台,以提升合同的安全性与公信力。若选择非政府平台,则需按照当地人力资源社会保障部门的要求,提交符合电子政务标准的合同数据,以便便捷办理各类劳动业务。
最后,证据留存与查询是保障。电子劳动合同订立平台需全面留存合同订立及管理的全过程证据,包括身份认证、签署意愿确认、电子签名等关键环节,确保电子证据链的完整性和可查询性,为各方提供便利的电子数据查询与提取服务。