随着互联网技术的发展,电子政务在社会各个领域得以广泛推广。电子公章因其使用便捷、防伪造、无纸化办公、法律效力高等特点,逐渐代替传统公章成为了互联网信息时代企业办公的首选。
对于企业来说,由于合同文件签约量大,因此采用电子合同签约的方式,可以获得更大的便利,有些企业甚至因此节省上百万的成本,效果非常的惊人。
那么,企业电子公章管理需要注意哪些问题?如何确保企业电子公章不被窃取、篡改呢?
毕竟电子公章与传统实物公章一样,都是合同文件生效的重要标志。因此,在电子公章管理上需要小心谨慎。下面,小编就电子公章管理的相关问题进行讲解,希望能够为有疑问的小伙伴解惑。
企业电子公章管理要点
1、账户管理人要可信
企业电子公章管理首要法则是要选择一位可信赖、素质高的人员,因为所有的电子公章授权、管理都由该员工进行,如果人员选择不恰当,公章私用,将会给企业带来非常大的损失。因此,账户管理人不仅素质要高,同时需严守企业规章制度和纪律,尤其是用章规定,能够保证按照审批管理办法用章。
2、严格控制电子公章使用权限
具有电子公章使用权限的人,可以在线使用电子公章。因而,企业在电子公章管理上应该严格把控好授权人的选择,切勿胡乱添加与之无关的人员。借助签盾平台,企业可赋予不同岗位的人员相应的电子公章使用与管理权限,有效杜绝违规用章的现象。
3、人员变动时需及时收回或授予公章权限
人员变动在职场中是很平常的事情,然而一旦涉及到电子公章管理,则需要更加谨慎一些。比如原本的电子公章授权者之一离职了,账户管理人则需要第一时间将对方的权限删除,避免出现离职人员仍可使用企业电子公章的情况。再比如某员工因为调岗后拥有使用电子公章的资格,此时,账户管理员则需要及时授予对方公章使用权限,以确保员工工作的正常开展。
以上就是电子公章管理的三大要点,虽然看起来简单,但需要手动去操作和时时跟进,所以也不可忽视,大家在实际的操作中一定要重视,这样才能保证更加高效安全的使用电子公章。