随着互联网的发展,企业加速数字化转型,作为数字化的基础设施的电子合同,电子签名逐渐应用普及,相比较于纸质合同、实体印章,电子合同及电子签名能为企业带来哪些便利呢?

首先我们要知道电子合同及电子签名是通过电子信息网络以电子的形式订立及管理的合同签署方式,因此,电子合同及电子签名主要应用于线上的合同签署需求,应用在各行业领域中,适应了数字化的转型的需要。

相较于纸质合同,实体印章,电子合同及电子签名解决了异地合同签署的问题,使得更加的高效便捷。通常情况下,涉及到异地合同签署,一般采用快递邮寄的方式,不仅周期长,效率低,而且在异地签署的合同也容易出现伪造、篡改的风险,尤其是实体印章在现代科技的加持下,伪造更容易,近些年,因伪造印章出现的合同纠纷的事件也不少。而电子合同及电子签名能有效解决这些问题,签署电子合同需要各方先进行实名认证,即验证签约方的身份真实性,并且使其有了网络身份证明,变得可追溯,不可抵赖。此外,使用的电子签名采用电子化的管控,一旦出现伪造的情况,能及时的发生并且有记录可查,方便及时止损。

电子合同及电子签名为企业还解决了纸质合同签署流程繁琐的困扰,其中主要的问题就是纸质合同在签署过程中需要进行审批,一旦出现领导繁忙或领导外出的问题,那么合同就无法及时有效的进行审批,不能审批也就无法进行盖章。而且到盖章环节,如果印章被公司人员带出去了,也会无法及时进行盖章的,耽误了合同业务的推进。针对这些问题,电子合同及电子签名在签署使用的过程中,通过线上审批的方式,设置好审批流程,领导即使是外出,或繁忙也能随时进行审批。同时电子签名是通过管理员授权使用的方式,只要你经过授权能够使用印章就无需再找到管理员用印了,自己的业务合同自己就能进行盖章操作了。

电子合同及电子签名还为企业节省了成本,相比纸质合同一份签署20元左右的成本,还要占用物理仓储空间及多名管理人员进行管理,电子合同及电子签名全程采用电子化的签署及管理,无需使用到纸张、打印设备及占用物理的仓储空间,也无需多人进行管理,极大的节省了设备费用开支及人员开支。

最后,电子合同及电子签名还对数据存储进行更加安全的保障。纸质合同的存储无第三方进行公证保全,双方各执一份原件,一旦发生纠纷,不仅采信难,而且因为无全程记录,取证也比较难。而电子合同及电子签名在签署及存储过程,通过电子签名、区块链、时间戳、哈希等技术手段,对签约主体、签约内容、时间、地点等数据信息进行存证保全,同时还同步到第三方的司法鉴定中心及公证处进行同步存证,保证了电子合同数据存证的安全。