劳动合同是作为企业人事管理中的常见的一类合同,不仅签署较为频繁,而且需要长久的存储和管理,以便一旦有需要可以进行查验和证明。这两年受到疫情的影响,高校毕业生或异地求职的人无法及时面签,因而网上签约的需求强烈,加上教育部、人社部也出台了文件,鼓励线上面试,网上签约,并且明确了电子合同同等与纸质合同的法律效力。

相较于纸质劳动合同来说,电子劳动合同解决了异地签署,以及合同管理等问题,是线上签约的主要合同签署形式。那么,电子劳动合同要如何签订与管理呢?

人社部在《电子劳动合同订立指引》明确了,电子劳动合同的签订需要通过电子劳动合同订立平台即电子合同签约平台,同时需要颁发数字证书与密钥,使用可靠电子签名,附带可信时间戳,短信通知验证等方式,确保合同订立,生成、传递、存储等符合法律规定,满足真实性,客观性,不被篡改的要求。

因此,签订电子劳动合同的第一步就是选择电子劳动合同的订立平台,目前,市面上的电子合同服务商众多,可选择性也比较多,一般选择看企业的资质,平台功能完善度,操作使用性,以及使用签约的企业的是否众多等。

第二步就是注册账号进行实名认证了,通常实名认证区分个人和企业组织,实名认证的要素方式有多种,如针对个人的人脸认证及运营商认证;针对企业的企业经办人认证、法人认证、对公打款认证等,提交认证的信息由公安部、工商局等管理部门进行数据比对,再由CA认证机构颁发数字证书,予以证明签约主体的真实身份与意愿。

第三步就可以发起合同签署,这一步由发起方即企业进行合同信息设置,包括签约人的身份,时间、签署顺序等信息,然后发起人按照顺序,以短信通知邀请的方式,先签署的一方进行确认签字盖章,后签署的一方同样确认后签字盖章,这样一份电子劳动合同就算签署完成了。

第四步就到了合同管理阶段,签署完成的电子劳动合同存储在平台云端,同时也会同步到公证处及司法鉴定中心。合同管理全程的归档、查阅、下载等通过电子化操作,简化了纸质劳动合同管理中的繁琐操作以及节省了成本。

此外,通过公证处、司法机构存证,保全了证据链。一旦发生合同纠纷,可以就电子证据提供完整的公证书和司法鉴定报告,保障了用户的权益。