在数字经济发展要求下,国家政府出台政策鼓励推广电子签名、电子签名系统应用,越来越多的企业使用电子签名系统进行合同签署,相较于纸质合同签署方式,电子合同、电子签名更加的适应数字化管理、智能化应用的趋势,帮助企业提高业务效率,降低成本。

那么,企业如何使用电子签名系统进行签署呢?

首先企业需要通过电子签名系统进行实名认证,相较于纸质合同签署身份认证基于面对面,或熟人间的信任。电子合同签署在线上,双方无法通过面对面进行身份确认,更无法建立熟人信任身份关系,因此,就需要通过数字证书来确保签署双方的身份真实性。在实名认证阶段,双方需要提供到企业营业执照、法人身份证明、人脸识别等方式,确保身份是真实有效的,从而获得可靠的电子签名。

实名认证后,就可以发起合同签署了,通过系统发起合同签署需要先本地拟好电子版合同文件,然后上传到系统,再进行设置签署信息,包括签署人、签署顺序、签署时间等,一切就绪后,就可以发起合同签署了。

在此之前,企业可以对电子印章进行授权管理,授权给需要使用印章签署的业务人员,这样就不再需要每次都由印章管理人员进行操作签章,业务人员也能快速的使用印章进行签署,避免了审核,等待的时间。而且印章授权签署,每次使用都会有记录,全程记录,公开透明,并且可追溯。

发起合同签署,先签署的一方企业会收到需要签署的通知,进入到电子签名系统进行确认合同内容,无误后,再进行意愿认证,确保签署是由本人进行操作,最后进行签字盖章。

先签署的一方签署完成后,再发送给另一方,系统会通过短信的方式通知过去,同样到电子签名系统进行合同的确认,意愿认证,再签字盖章,电子合同就算签署完成了。

签署完成的电子合同,存储在云端,双方随时可查看签署进度,以及查阅合同内容,无需占用物理仓储空间,无需担心丢失、损坏风险,非常方便。而且为保障电子数据安全,电子签名系统联合了第三方存证机构进行联合存证,确保了证据链的保全。