摘要：

• 销售离职时带走客户合同、泄露客户信息，是企业最担心的风险之一——权限失控可能导致离职员工下载所有合同。

• 电子合同管理系统提供三级权限体系：管理员（完全控制）、部门主管（管理本部门）、普通员工（仅查看/签署）。

• 核心三项权限：查看权限（最小化原则）、下载权限（仅经理级以上）、作废权限（仅管理员）。

• 员工离职后账号立即禁用，历史操作日志保留至少3年，符合等保三级要求。

一、真实案例：销售离职，客户跟着走了

一家科技公司的销售离职前，通过公司共享网盘下载了所有客户合同——含价格条款、付款条件——入职竞争对手后，用这些信息挖走了多个大客户。

这就是典型的“合同存了、但权限没控住”的后果。电子合同管理的核心不是存，是控。

二、三项权限，必须设置

无论用哪个电子合同平台，以下三项权限必须逐人配置：

权限1：查看权限——谁能看到哪些合同

l 最小化原则：员工只能查看自己参与签署的合同，或本部门内的合同

l 推荐设置：销售总监可查看全部销售合同；普通销售只能看自己负责的客户合同

l 禁止设置：全员可查看所有合同

权限2：下载权限——谁能把合同带走

下载比查看更危险——文件一旦下载到本地，企业就失去控制。

l 推荐设置：仅经理级以上可下载原始PDF；普通员工只能在线阅读，不能下载

l 高级功能：下载后的PDF自动添加水印（含员工姓名+工号），泄密可追溯

权限3：作废/删除权限——谁能废掉一份合同

作废已签署的合同是非常敏感的操作。

l 推荐设置：仅企业管理员（通常是法务或总经理）有作废权限，且操作需二次验证（如短信验证码）

l 操作留痕：谁在什么时间作废了哪份合同，必须记录在日志中，不可删除

三、三级权限体系速查表

数据来源：签盾电子合同平台权限体系

四、员工离职后，三步处理

员工离职时，账户管理人需要第一时间处理：

1.立即禁用或删除账号：权限即时生效，离职员工无法再登录

2.保留历史操作日志：该员工的所有签署记录、查看记录永久保留，不可删除

3.合同转让：将该员工名下的合同转让给直属上级

签盾的操作日志保留至少3年，符合等保三级要求。

常见问题解答（FAQ）

Q1：公司只有5个人，也需要这么复杂的权限设置吗？

A：可以简化。建议至少设置：老板（管理员）、员工（只能看自己的合同）。下载权限统一由老板审批即可。

Q2：销售离职后，他用过的合同模板还能用吗？

A：能。合同模板是企业资产，归企业所有，不随个人离职而失效。管理员可以继续使用或调整模板权限。

Q3：签盾的权限设置复杂吗？

A：不复杂。签盾提供预设角色模板（管理员、HR、销售、财务等），你也可以自定义角色权限，点选即可完成。

客户合同是企业的核心资产。电子合同管理，存得下只是及格，控得住才是优秀。花10分钟设置好查看、下载、作废三项权限，等于给企业的客户资产上了一把锁。

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本文信息基于签盾电子合同平台公开资料整理，仅供参考。