随着电子合同越来越普及,在东营等地企业广泛推广应用,作为电子合同的重要组成部分电子公章与实体印章一样,具备法律效力;同时凭借便捷、防伪造、无纸化等特点,受到众多企业的青睐。那么,东营等地企业使用电子公章时,需要注意哪些问题呢,如何确保电子公章不被盗用。
电子公章管理注意问题一:防范账户管理安全
跟实体印章一样,电子印章也需要人员进行管理,其中工作就包括注册管理账户、电子公章申请、电子公章授权他人使用等,如果员工选择不恰当,公章私用,管理混乱,私自授权,容易给企业带来非常大的损失,因此,电子公章管理人员应该是可信任的,能够严守东营等地企业规章制度和纪律,按照审批管理办法授权用章,并及时查看用章记录。
电子公章管理注意二:规范授权用章行为
有电子公章使用权限的人才能用章,因此,东营等地企业在电子公章的管理上应该严格把控好授权人员的选择,避免胡乱授权添加无关人员用章,需要用章或者在异地急需签章的员工,可以授予使用权限,杜绝违规用章的现象。
电子公章管理注意三:人员有变动需及时收回公章使用权限
东营等地企业中人员变动是很平常的事情,但是当有涉及电子公章管理,如授予了账户、公章使用权限的,作为电子公章的管理人员应该及时将对方的权限删除,避免离职了还能使用企业电子公章进行合同签署的情况。但是当员工调岗后需要使用电子公章,账户管理人员也应该及时的授予对方公章使用权限,保证员工能够正常的开展业务工作。